Manager le projet

Le management de projet consiste à organiser conjointement :
• le contrôle de la qualité : adéquation du projet avec les besoins et exigences exprimés par le maître d'ouvrage et
• le contrôle du bon déroulement du processus de projet.

Dessin illustrant le contrôle du processus et de la qualité

Contrôler le processus et la qualité - D'après un dessin de Damien Devy (CAUE 79) - - © CAUE79

Le management de projet s'appuie sur deux ensembles d'informations fondamentales : le processus de projet, traduit sur un calendrier et la commande adressée au concepteur : le programme du projet, associé à une enveloppe financière prévisionnelle.

Si la conception et la mise en forme du processus et du programme sont une affaire de professionnels, en revanche, le dispositif de management adapté au projet doit être conçu de telle façon que le maître d'ouvrage puisse jouer pleinement sa responsabilité de pilotage et de contrôle du projet.

On rappellera que le management de projet consiste principalement à mesurer des écarts entre d'une part l'avancement du projet et le processus pévisionnel, et d'autre part les solutions proposées par les concepteurs et les entreprises et les besoins et exigences de qualité du maître d'ouvrage, ainsi qu'à organiser la correction de ces écarts. . L'outil à mettre en place pour l'usage du maître d'ouvrage peut être constitué de fiches reprenant les éléments suivants :

  • l'identification du projet
  • la date du constat de l'écart
  • la description de l'écart constaté
  • les actions envisagées pour corriger l'écart et les acteurs en charge de la correction
  • le constat et la date de la réduction de l'écart.

Les contrôles sont effectués périodiquement au cours de réunions de l'équipe du projet : maître d'ouvrage, services de la collectivité, assistant au maître d'ouvrage le cas échéant. La périodicité des contrôles est fonction du rythme d'avancement du projet :plus longue en phase d'études préalables, plus courte en phase de conception ou de travaux.

Exemples de constat et de mesures correctives relativement au processus de projet :

Ecart constaté Action corrective Constat de la correction
Retard dans la remise d'une production
  • Relance de l'acteur concerné,
  • Apport d'un complément d'information, proposition d'une réunion de travail pour débloquer la situation,
  • Fixation nouveau délai partiel, recalage du calendrier prévisionnel.
  • Accusé de réception de la relance,
  • Compte rendu réunion de travail et conclusions,
  • Remise et validation de la production,
  • Evaluation des conséquences du retard et correction du calendrier global.
Défaut de réponse dans le cadre d'une consultation
  • Relance de l'interlocuteur,
  • Demande de rendez-vous.
  • Compte rendu de l'entretien valant avis,
  • Réception de la formulation de l'avis,
  • Contrôle de l'utilité pour la poursuite du projet.
Omission d'une procédure obligatoire
  • Contact avec l'administration concernée,
  • Montage du dossier,
  • Engagement de la procédure,
  • Prise en compte des prescriptions de la décision administrative dans la définition du projet ; le cas échéant.
  • Réception de l'accusé de réception du dossier administratif,
  • Réception de la décision administrative en fin de procédure,
  • Contrôle des modifications apportées au programme et au projet le cas échéant.

Exemples de constat et de mesures correctives relativement aux besoins et objectifs de qualité :

Ecart constaté Action corrective Constat de la correction
Distribution des locaux remettant en cause les exigences fonctionnelles du programme (proximité, liaisons, circulations, etc.).
  • Vérification de la pertinence des exigences initiales au vu de l'esquisse proposée, modification éventuelle du programme.
  • Explicitation des exigences fonctionnelles.
  • Reprise de la conception du plan masse et de la distribution.
  • Accord des utilisateurs et usagers ur les nouvelles dispositions, confirmé par le maître d'ouvrage.
  • Notification de la décision de poursuivre la conception du projet.
Dispositions architecturales et constructives induisant un dépassement du plafond de consommation d'énergie imposé par le programme.
  • Débat avec le concepteur sur la solution proposée, recherche d'adpatations, sinon refonte du projet.
  • Notification de la décision de poursuivre la conception du projet.
  • Présentation des nouvelles dispositions, et des évaluations de consommation d'énergie respectant le plafond fixé par le programme.
  • Réception de l'avis de l'expert chargé du contrôle pour le maître d'ouvrage,le cas échéant.
Matériaux ou équipements etchniques proposés non conformes aux exigences du programme reprises par les clauses techniques du marché.
  • Vérification de la pertinence des exigences initiales au vu des propositions faites.
  • Nouvelle propostion en conformité avec le programme.
  • Accord des utilisateurs et usagers sur les nouvelles dispositions, confirmé par le maître d'ouvrage.

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