Gérer le projet : contrôler le processus

Les projets publics ont la fâcheuse réputation de subir systématiquement des surcoûts et des dépassements de délai. Ils sont comparés, à leur défaveur, aux projets privés réputés mieux contrôlés. C'est oublier que le projet public est complexe par nature : il doit être largement concerté, répondre à des usages multiples, enfin il doit être durable car financé sur le long terme.

Dessin de Damien Devy

Couverture du guide MOP - Dessin : D. Devy (CAUE 79) - - © CAUE79

Parce qu'il est complexe, le projet public doit être organisé, planifié et contrôlé depuis le lancement de l'idée du projet jusqu'à la mise en service de l'équipement.

Le maître d'ouvrage doit choisir le processus de réalisation du projet parmi les différentes solutions qui s'offrent à lui : maîtrise d'ouvrage assurée par la collectivité, recours à une assistance à maîtrise d'ouvrage ou à un mandat, partenariat public-privé, programmation réalisée en interne ou confiée à un professionnel, etc.

Le processus choisi devra être adapté à la dimension et aux caractéristiques propres du projet ainsi qu'aux moyens de la collectivité.

La gestion de projet consiste à organiser le contrôle du processus de projet : définir et planifier son déroulement, désigner un chef de projet, identifier les acteurs et leurs rôles, définir les points de contrôle et les modalités de correction des écarts qui ne manqueront pas d'apparaître entre la planification et le processus réellement mis en oeuvre.

Si la proposition des différents processus envisageables et la définition de celui qui aura été retenu est une affaire de spécialiste, en revanche, le dispositif de gestion doit être adapté au projet et à l'expérience de la collectivité en matière de gestion de projet. Il doit être conçu de telle façon que le maître d'ouvrage puisse jouer pleinement sa responsabilité de pilotage et de contrôle du projet.

On rappellera que la gestion du projet consiste principalement à mesurer des écarts entre l'avancement du projet et le processus prévisionnel, et à organiser leur correction.

L'outil à mettre en place pour l'usage du maître d'ouvrage peut être constitué de fiches reprenant les éléments suivants :

  • l'identification du projet,
  • la date du constat de l'écart,
  • la description de l'écart constaté,
  • les actions envisagées pour corriger l'écart et les acteurs en charge de la correction,
  • le constat et la date de la réduction de l'écart.

Les contrôles sont effectués périodiquement au cours de réunions de l'équipe du projet : maître d'ouvrage, services de la collectivité, assistant au maître d'ouvrage le cas échéant. La périodicité des contrôles est fonction du rythme d'avancement du projet :plus longue en phase d'études préalables, plus courte en phase de conception ou de travaux.

Exemples de constat d'écarts et de mesures correctives :

Exemples de constat d'écarts et de mesures correctives :

Ecart constaté Action corrective Constat de la correction
Retard dans la remise d'une production
  • Relance de l'acteur concerné
  • Apport d'un complément d'information, proposition d'une réunion de travail pour débloquer la situation,
  • Fixation nouveau délai partiel, recalage du calendrier prévisionnel
  • Accusé de réception de la relance
  • Compte rendu réunion de travail et conclusions
  • Remise et validation de la production
  • Evaluation des conséquences du retard et correction du calendrier global
Défaut de réponse dans le cadre d'une consultation
  • Relance de l'interlocuteur
  • Demande de rendez-vous
  • Compte rendu de l'entretien valant avis
  • Réception de la formulation de l'avis
  • Contrôle de l'utilité pour la poursuite du projet
Omission d'une procédure obligatoire
  • Contact avec l'administration concernée
  • Montage du dossier
  • Engagement de la procédure
  • Réception de l'accusé de réception du dossier administratif
  • décision administrative en fin de procédure

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